Home / Over ons / Privacy

Privacy

Privacystatement

1. Inleiding
Bij het Samenwerkingsverband VO-VSO Nijmegen e.o. en het Flex College (hierna: ‘het Samenwerkingsverband’) gaan wij zorgvuldig om met de privacy van leerlingen en hun ouders/verzorgers. Het Samenwerkingsverband heeft persoonsgegevens van leerlingen nodig om zijn taak goed te kunnen uitoefenen. Van persoonsgegevens wordt gesproken wanneer een bepaalde persoon aan de hand daarvan kan worden geïdentificeerd.

Het Samenwerkingsverband komt in aanraking met persoonsgegevens van leerlingen als de school waar de leerling is ingeschreven een ondersteuningsaanvraag doet bij het Samenwerkingsverband, een toelaatbaarheidsverklaring aanvraagt of anderszins gebruik wil maken van de diensten van het Samenwerkingsverband en/of het Flex College.

Het Samenwerkingsverband verwerkt persoonsgegevens wanneer wij deze opslaan, wijzigen, ordenen, opvragen, bewaren, bijwerken, vastleggen, verwijderen, etcetera. Daarbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘de AVG’); de wet die de verwerking van persoonsgegevens regelt. Dit privacystatement beschrijft op welke wijze het Samenwerkingsverband omgaat met het verwerken van persoonsgegevens en op welke wijze wij uitvoering geven aan de verplichtingen van de AVG.

2. Het verkrijgen van de persoonsgegevens van leerlingen
Het Samenwerkingsverband als collectief van schoolbesturen verkrijgt persoonsgegevens van de school waar de leerling staat ingeschreven en/of haalt deze uit OSO. (OSO is een systeem waarmee leerling gegevens, – persoonsgegevens – digitaal worden uitgewisseld tussen scholen en samenwerkingsverbanden. OSO werkt volgens wettelijke richtlijnen, waardoor alleen gegevens worden doorgestuurd die wettelijk toegestaan zijn. Zo worden nooit meer gegevens verwerkt dan strikt noodzakelijk.) Binnen de werkorganisatie (“het bureau”) worden geen gegevens door OSO verkregen. De werkorganisatie verkrijgt de persoonsgegevens rechtstreeks van de school waar de leerling staat ingeschreven.

3. Doel en grondslag van de verwerking
Het Samenwerkingsverband verwerkt onder meer de volgende persoonsgegevens: naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres van zowel de leerling als de ouders/verzorgers, behaalde studieresultaten en schoolgegevens (waaronder de naam van de school en de mentor), bestaande of (relevante) afgesloten hulpverleningscontracten en de namen van contactpersonen.

Deze persoonsgegevens verwerken wij alleen en voor zover dat nodig is in het kader van onze publieke (wettelijke) taak, namelijk het bieden van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen in de regio van het Samenwerkingsverband, zodat leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs krijgen. Daarnaast verwerken wij soms gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk de verzorging en ontwikkeling van de leerling.

Om onze taak goed te kunnen uitoefenen maken wij gebruik van digitale systemen en kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan instanties of deskundigen. Daarnaast kan het Samenwerkingsverband gegevens verstrekken aan derden als wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet- en/of regelgeving.

4. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
Naast ‘algemene’ persoonsgegevens verwerken wij bijzondere gegevens die noodzakelijk zijn om de ondersteuningsbehoefte van de leerling te kunnen vaststellen en monitoren. Dit zijn dan ook met name gegevens die de fysieke en mentale gesteldheid van de leerling betreffen.

Bijzondere persoonsgegevens zijn de meest privacygevoelige categorie van persoonsgegevens. Om onze taak goed uit te kunnen oefenen biedt de wet ons de mogelijkheid om deze gegevens te mogen verwerken. Het Samenwerkingsverband gaat zeer zorgvuldig om met bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze bovendien alleen voor zover strikt noodzakelijk. Daarnaast zijn de gegevens alleen toegankelijk voor personen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden en/of ter uitvoering van de geldende wet- en regelgeving.

5. Rechten van betrokkenen
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, mag u ons vragen om de gegevens aan te passen. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Leerlingen die 16 jaar of ouder zijn hebben zelfstandig het recht op inzage, correctie en/of verwijdering. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u of uw kind (vanaf 16 jaar) is gedaan, vragen wij een kopie van het identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om pasfoto, paspoortnummer, de strook met nummers onderaan het paspoort en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Voor vragen over of het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming. Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

6. Bewaartermijn
De persoonsgegevens van uzelf of die van uw kind worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk. Zodra de leerling wordt uitgeschreven op de school en dus de school verlaat worden de gegevens die niet meer nodig zijn direct vernietigd. De overige gegevens worden na twee jaar vernietigd, tenzij er een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

Voor de (bijzondere) persoonsgegevens van leerlingen met betrekking tot de ondersteuningsaanvraag geldt dat wij deze bewaren tot drie jaar na afloop van:

  1. De beoordeling van de toelaatbaarheid van de leerling tot het (voortgezet) speciaal onderwijs binnen het Samenwerkingsverband;
  2. De advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling aan de school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven;
  3. De toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen aan de school waar de leerling is aangemeld, voor zover het voor die toewijzing nodig was gegevens van de leerling te verwerken; of
  4. Plaatsing op het Flex College.

7. Beveiliging
Het Samenwerkingsverband neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen. De programma’s die worden gebruikt zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van het Samenwerkingsverband die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Ook geldt een geheimhoudingsplicht voor de medewerkers van het Samenwerkingsverband over de inhoud van de persoonsgegevens.

8. Verdere informatie en contact
Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring vragen hebben, neem dan per e-mail contact op met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via fg@samenwerkingsverbandvo.nl. Het is mogelijk dat in dit Privacystatement wijzigingen worden aangebracht. U kunt de meest recente versie van het Privacystatement te allen tijde raadplegen op deze website. Bij algemene vragen en klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Onze Functionaris Gegevensbescherming is mevrouw A. in ’t Zandt, bereikbaar via e-mail fg@samenwerkingsverbandvo.nl of mobiel 06 550 502 38.

Downloads